Asiakirjajulkisuuskuvauksen sisältö ja tarkoitus

Tämä on tiedonhallintalain mukainen kuvaus Ranuan kunnan toimialojen hallinnoimista tietovarannoista, tietojen käyttötarkoituksesta ja asiarekisteristä. Asiakirjajulkisuuskuvauksen tarkoituksena on toteuttaa julkisuusperiaatetta, lisätä hallinnon avoimuutta ja helpottaa asiakasta tietopyynnön tekemisessä. Kuvauksen avulla tietopyynnön tekijä voi yksilöidä tarvitsemansa tiedot, jolloin pystymme toimittamaan tiedot kattavasti ja nopeasti.

Ohjeita tietopyynnön tekemiseen

Viranomaisen toiminnassa syntyneet asiakirjat ovat julkisia, ellei niitä jonkin lain perusteella ole määrätty salassa pidettäväksi. Jokaisella on oikeus saada tieto viranomaisen julkisesta asiakirjasta.

Kuntalainen saa kirjaamosta nähtäväksi henkilökohtaisesti itseään koskevaa tietoa, vaikka se olisi laissa säädetty yleisöltä salassa pidettäväksi.

Jotta asiakirja tai tieto sen sisällöstä voidaan antaa, on asiakirja yksilöitävä riittävästi siten, että viranomainen voi selvittää, mitä asiakirjaa tai tietoa pyyntö koskee. Pyyntö on tehtävä mahdollisimman selkeästi ja riittävän yksiselitteisesti. Pyyntö on yksilöity riittävästi, kun viranomainen voi sen perusteella selvittää, mitä asiakirjaa tai tietoa pyyntö koskee.

Asiakirjan hakutekijöinä voi käyttää esimerkiksi henkilön nimeä, henkilötunnusta, kiinteistötunnusta tai asianumeroa (diaarinumeroa).

Tietopyyntöjen käsittelyn aikarajat ja maksut

Tieto julkisesta asiakirjasta annetaan mahdollisimman pian, viimeistään kahden viikon kuluessa tietopyynnön tekemisestä. Jos asian käsittely ja ratkaisu vaativat erityistoimenpiteitä tai tavanomaista suuremman työmäärän, tieto julkisesta asiakirjasta annetaan tai asia ratkaistaan viimeistään kuukauden kuluessa tietopyynnön tekemisestä. Asiakirjan tyypistä riippuen kunta voi luovuttaa pyydetyt tiedot joko paperisina, sähköisinä tai asiakirjoihin voi tutustua paikan päällä.

Asiakirjoihin tutustuminen viranomaisen tiloissa on pääsääntöisesti maksutonta. Kopioinnista voidaan periä maksu.

Asiakirjoja voi pyytää nähtäväksi sähköpostitse, puhelimitse, kirjeitse tai itse paikalla käyden.

Teknisen osaston tietovarannot

Tietovarannot: Toimielimen päätökset, viranhaltijapäätökset, urakkasopimukset, kyläavustukset, yksityistiet, rakennusluvat, vuokraus, kameravalvonta, rakennusvalvonnan tietovaranto.

Käyttötarkoitus: Teknisen toimen päätöksenteko, teknisen toimen hallintopalvelujen tuottaminen, kunnan kaavateiden ylläpito, yksityisteiden avustukset, puistojen ja yleisten alueiden ylläpito, liikuntapaikkojen laadukas ylläpito, suunnitelmallinen maankäyttö, kunnan metsien hoito, kunnan kiinteistöjen hoito ja kunnossapito, Maankäyttö- ja rakennuslain ja sen nojalla annettujen määräysten ja ohjeiden valvonta sekä rakentamisen neuvonta, Aika- ja paikkasidonnainen kuvatallenne kunnan kohteista.

Keskeiset tietoaineistot: Teknisen lautakunnan päätökset, toimielimen päätökset. viranhaltijapäätökset, urakkasopimukset, kyläavustukset, yksityistiet, rakennusluvat, vuokraus.

Tietojärjestelmä(t): Asianhallintajärjestelmä, sähköinen kokous, julkaisupalvelu, kameravalvonta, rakennuslupienkäsittelyjärjestelmä, rakennusvalvonnanjärjestelmä.

Tietoaineistot eivät ole saatavissa avoimesti teknisen rajapinnan avulla.

Hallintopalvelujen tietovarannot

Yleishallinnon tietovarannot:

Säännöt ja ohjeet, sopimusasiat ja luvat, suunnitelmat, tutkimukset ja yhteistoiminta, toimistopalvelut, yhteistoiminta ja tiedottaminen, lakiasiat, toimintakertomukset, tilastot, taloushallinto, keskusvaalilautakunnan tietovaranto, tarkastuslautakunnan tietovaranto, päätöksenteon tietovaranto, valtuustoaloitteet, maankäytön suunnittelun tietovaranto, elinkeinopalvelujen tietovaranto, maaseutupalvelun tietovaranto
lomatoimen tietovaranto

Taloushallinnon tietovarannot:
talousarvio, kirjanpidon hoito, ostoreskontran hoito, myyntireskontran hoito, yleislaskutus, taloushallinto, toiminta- ja muut avustukset, tarkastustoimi

Henkilöstöhallinnon tietovaranto: henkilöstörekisteri, työsuhdedokumentit

Käyttötarkoitus: Äänestäneiden kirjaaminen, sidonnaisuusilmoitusten ilmoittaminen, valtuuston päätöksen dokumentointi, valtuutettujen sähköinen kokousalusta, kokousdokumenttien julkaisu, kunnanhallituksen päätöksen dokumentointi, asiakirja- ja sopimushallinta, julkiset hankinnat, kysely- ja raportointi, kovalevyjen tyhjennys, henkilö- ja työasema sertifikaatit, tietoaineiston säilytys, työasema-palvelut, tulostuspalvelu, lokinhallinta, tiedonsiirtopalvelu, työvuorosuunnittelu, taloushallinto, palkkahallinto, ostolaskut, henkilöstöhallinnon toteuttaminen, rekrytointi, palkanlaskenta, taloushallinnon toteuttaminen, matkalaskut, luottojen hallinta, arkistointi ja tiedon säilytys, käyttöoikeuksien hakeminen, rakennuslupahakemukset

Keskeiset tietoaineistot: vaaliluettelot, lautakunnan pöytäkirjat, kotiäänestyslomakkeet, oikaisuvaatimusasiakirjat, pöytäkirjat, päätöksenteko-asiakirjat, valtuustoaloitteet, Muut dokumentit, kuntalaisaloitteet, Säännöt ja ohjeet. Sopimusasiat ja luvat, Suunnitelmat, tutkimukset ja selvitykset, yhteistoiminta ja tiedottaminen, lakiasiat, toimintakertomukset, tilastot, taloushallinto, projektit, laiterekisteri, tekninen dokumentaatio, tietoturvapolitiikka, käyttöoikeushakemukset, talousarvio, kirjanpidon hoito, ostoreskontran hoito, myyntireskontran hoito, yleislaskutus, taloushallinto, toiminta-avustukset, muut avustukset ((hakemus, päätös, tiedoksianto, maksatus), tarkastustoimi, hankinnat, henkilöstörekisteri, työsuhdedokumentit, yleiskaavat, asemakaavat, muut maankäytön suunnitteluun liittyvät kaavat, hanke- ja maksatushakemukset ja päätökset.

Tietojärjestelmä(t): Vaalitietojärjestelmä, sidonnaisuusrekisteri, asianhallintajärjestelmä, julkaisupalvelu, sähköinen kokous, kilpailutukset, kysely- ja raportointi, käyttäjähakemistot,, levypalvelut, työasemapalvelut, tulostuspalvelu, lokipalvelin, tiedonsiirtopalvelu, työvuorosuunnittelu, taloushallinto, henkilöstöhallinto, ostolaskujen käsittely ja kierrätys, itsepalvelujärjestelmä, rekrytointi, palkkahallinto, taloushallinto, matkalaskut, luottojenhallinta, sähköinen arkistointi, käyttöarkisto, käyttöoikeus- ja sähköiset lomakkeet, Lupa-asiointipalvelu

Tietoaineistot eivät ole saatavissa avoimesti teknisen rajapinnan avulla.

Sivistystoimen tietovarannot

Sivistystoimen tietovarannot: Sivistystoimen hallinnon tietovaranto, perusopetuksen, ruokapalveluiden tietovaranto, päivähoidon tietovaranto, esikoulutietovaranto, lukio-opetuksen tietovaranto, Kansalaisopiston tietovaranto, Kirjaston tietovaranto, Kulttuuri-tietovaranto, Nuoriso-palveluiden tietovaranto, liikuntapalvelujen tietovaranto, museopalvelujen tietovaranto

Käyttötarkoitus: Asiakaskertomukset ja suunnitelmat, päivähoidon laskutus, työvuorosuunnittelu, oppilashallinnon verkkopalvelu, viranhaltijapäätökset, työjärjestyssuunnittelu, oppilashallinnon verkkopalvelu, opiskelijahallinto, kansalaisopiston kurssinhallinto, tietoaineistojen ja asiakastietojen hallinta, avustushaku ja raportointi, tilastointi. Kansainvälisyys ja nuorisotoimi, ESR-rahoitushaku ja raportointi, avustushaku ja raportointi

Keskeiset tietoaineistot: Hyvinvointilautakunnan päätökset, viranhaltijapäätökset, päivähoidon aineistot, perhepäivähoidon aineistot, varhaiskasvatuksen työsuhdeaineistot, perusopetuksen projektiaineisto, oppilasarviointi, oppilashuolto, koulukuljetuksen asiakirjat, lukio-opetuksen projektiaineisto, opetuksen suunnittelu, perustietojen ilmoittaminen, yleiset asiat ja opetustoiminta, ylioppilastutkinnon järjestäminen, arviointiaineistot,  toiminnan suunnittelu, aineiston hankinta ja ylläpito, lainaustoiminta ja valvonta, tilastot, avustukset,  Monkkari- aineistot, leiritoiminta aineistot, nuorten työpaja-aineistot, nuorisoprojektit, kuntoliikunnan aineistot, liikuntaprojektit, tavaraluettelot.

Tietojärjestelmä(t): Ruokahuollon tietojärjestelmä, varhaiskasvatuksen tietojärjestelmä, asianhallintajärjestelmä, oppilashallintojärjestelmä, kouluhallintojärjestelmä, opetusjärjestelyjen suunnittelujärjestelmä, kurssinhallintajärjestelmä, kirjastojärjestelmä, työvuorosuunnittelu järjestelmä, asiointipalvelu järjestelmä, työpajojen asiakashallintajärjestelmä, nuorisotyön asiakashallintajärjestelmä, euroopan unionin vaihto-opiskelijaohjelmajärjestelmä, rakennerahastopalvelu.