Asiakirjajulkisuuskuvauksen sisältö ja tarkoitus

Ranuan kunnan aineisto- ja tietopalvelusta löydät tietoa kunnan asiakirjoista, tietovarannoista ja niiden käyttötarkoituksista. Sivulla oleva asiakirjajulkisuuskuvaus auttaa selvittämään, mitä tietoja kunnalla on ja miten voit tehdä niitä koskevan tietopyynnön.

Viranomaisen asiakirjat ovat lähtökohtaisesti julkisia, ellei niiden salassapidosta ole säädetty laissa.

Tietopyynnön tekeminen

Voit pyytää Ranuan kunnan julkisia asiakirjoja ja tietoja kirjaamosta sähköpostitse, puhelimitse, kirjeitse tai asioimalla paikan päällä.

Yksilöi tietopyyntö mahdollisimman tarkasti, jotta pyydetty asiakirja tai tieto voidaan löytää. Hakutietoina voit käyttää esimerkiksi henkilön nimeä, kiinteistötunnusta tai asianumeroa eli diaarinumeroa.

Tieto julkisesta asiakirjasta annetaan mahdollisimman pian, yleensä viimeistään kahden viikon kuluessa. Jos asian käsittely vaatii tavallista enemmän työtä, käsittelyaika voi olla enintään kuukausi.

Tietopyyntöjen käsittelyn aikarajat ja maksut

Tieto julkisesta asiakirjasta annetaan mahdollisimman pian, viimeistään kahden viikon kuluessa tietopyynnön tekemisestä. Jos asian käsittely ja ratkaisu vaativat erityistoimenpiteitä tai tavanomaista suuremman työmäärän, tieto julkisesta asiakirjasta annetaan tai asia ratkaistaan viimeistään kuukauden kuluessa tietopyynnön tekemisestä. Asiakirjan tyypistä riippuen kunta voi luovuttaa pyydetyt tiedot joko paperisina, sähköisinä tai asiakirjoihin voi tutustua paikan päällä.

Asiakirjoihin tutustuminen viranomaisen tiloissa on pääsääntöisesti maksutonta. Kopioinnista voidaan periä maksu.

Asiakirjoja voi pyytää nähtäväksi sähköpostitse, puhelimitse, kirjeitse tai itse paikalla käyden.

Asiakirjajulkisuuskuvaus

Ranuan kunta on tiedonhallintalaissa (906/2019) tarkoitettu tiedonhallintayksikkö. Tiedonhallintalain 28 §:n mukaisesti kunta ylläpitää asiakirjajulkisuuskuvausta hallinnoimistaan tietovarannoista ja asiarekisteristä julkisuusperiaatteen toteuttamiseksi.

Asiakirjajulkisuuskuvauksen tarkoituksena on antaa yleiskuva Ranuan kunnan tiedonhallinnasta sekä siitä, millaisia tietovarantoja ja tietoaineistoja kunnalla on. Kuvaus auttaa kuntalaisia, asiakkaita ja muita tiedon tarvitsijoita löytämään tietoa kunnan asiakirjoista sekä yksilöimään tietopyyntönsä mahdollisimman tarkasti.

Viranomaisen asiakirjat ovat lähtökohtaisesti julkisia, ellei niiden salassapidosta ole erikseen säädetty laissa. Tietopyyntö tulee yksilöidä siten, että kunta pystyy selvittämään, mitä asiakirjaa tai tietoa pyyntö koskee.

Ranuan kunnan asiarekisteri

Ranuan kunnan asiarekisteri muodostuu kunnan asianhallinnasta sekä eri palveluissa ja tietojärjestelmissä käsiteltävistä asioista ja asiakirjoista. Asiarekisteriin kuuluvia tietoja voi olla sekä sähköisessä että paperimuodossa.

Asiakirjoja ja tietoja voidaan hakea tietovarannosta riippuen esimerkiksi asian nimen, asianumeron eli diaarinumeron, henkilön nimen, kiinteistötunnuksen, osoitteen, päivämäärän tai muun asiaa yksilöivän tiedon perusteella.

Ranuan kunnan tietovarannot

Ranuan kunnan tietovarannot muodostuvat kunnan eri tehtävissä syntyvistä ja käsiteltävistä tietoaineistoista. Tietovarantoihin sisältyy sekä sähköisissä tietojärjestelmissä että muussa muodossa säilytettäviä asiakirjoja ja tietoja.

Alla kuvataan Ranuan kunnan keskeiset tietovarannot, niiden käyttötarkoitukset, tietoaineistot ja tietojen käsittelyssä käytettävät tietojärjestelmät.

Teknisen osaston tietovarannot

Tietovarannot: Toimielimen päätökset, viranhaltijapäätökset, urakkasopimukset, kyläavustukset, yksityistiet, rakennusluvat, vuokraus, kameravalvonta, rakennusvalvonnan tietovaranto.

Käyttötarkoitus: Teknisen toimen päätöksenteko, teknisen toimen hallintopalvelujen tuottaminen, kunnan kaavateiden ylläpito, yksityisteiden avustukset, puistojen ja yleisten alueiden ylläpito, liikuntapaikkojen laadukas ylläpito, suunnitelmallinen maankäyttö, kunnan metsien hoito, kunnan kiinteistöjen hoito ja kunnossapito, Maankäyttö- ja rakennuslain ja sen nojalla annettujen määräysten ja ohjeiden valvonta sekä rakentamisen neuvonta, Aika- ja paikkasidonnainen kuvatallenne kunnan kohteista.

Keskeiset tietoaineistot: Teknisen lautakunnan päätökset, toimielimen päätökset. viranhaltijapäätökset, urakkasopimukset, kyläavustukset, yksityistiet, rakennusluvat, vuokraus.

Tietojärjestelmä(t): Asianhallintajärjestelmä, sähköinen kokous, julkaisupalvelu, kameravalvonta, rakennuslupienkäsittelyjärjestelmä, rakennusvalvonnanjärjestelmä.

Tietoaineistot eivät ole saatavissa avoimesti teknisen rajapinnan avulla.

Hallintopalvelujen tietovarannot

Yleishallinnon tietovarannot:

Säännöt ja ohjeet, sopimusasiat ja luvat, suunnitelmat, tutkimukset ja yhteistoiminta, toimistopalvelut, yhteistoiminta ja tiedottaminen, lakiasiat, toimintakertomukset, tilastot, taloushallinto, keskusvaalilautakunnan tietovaranto, tarkastuslautakunnan tietovaranto, päätöksenteon tietovaranto, valtuustoaloitteet, maankäytön suunnittelun tietovaranto, elinkeinopalvelujen tietovaranto, maaseutupalvelun tietovaranto
lomatoimen tietovaranto

Taloushallinnon tietovarannot:
talousarvio, kirjanpidon hoito, ostoreskontran hoito, myyntireskontran hoito, yleislaskutus, taloushallinto, toiminta- ja muut avustukset, tarkastustoimi

Henkilöstöhallinnon tietovaranto: henkilöstörekisteri, työsuhdedokumentit

Käyttötarkoitus: Äänestäneiden kirjaaminen, sidonnaisuusilmoitusten ilmoittaminen, valtuuston päätöksen dokumentointi, valtuutettujen sähköinen kokousalusta, kokousdokumenttien julkaisu, kunnanhallituksen päätöksen dokumentointi, asiakirja- ja sopimushallinta, julkiset hankinnat, kysely- ja raportointi, kovalevyjen tyhjennys, henkilö- ja työasema sertifikaatit, tietoaineiston säilytys, työasema-palvelut, tulostuspalvelu, lokinhallinta, tiedonsiirtopalvelu, työvuorosuunnittelu, taloushallinto, palkkahallinto, ostolaskut, henkilöstöhallinnon toteuttaminen, rekrytointi, palkanlaskenta, taloushallinnon toteuttaminen, matkalaskut, luottojen hallinta, arkistointi ja tiedon säilytys, käyttöoikeuksien hakeminen, rakennuslupahakemukset

Keskeiset tietoaineistot: vaaliluettelot, lautakunnan pöytäkirjat, kotiäänestyslomakkeet, oikaisuvaatimusasiakirjat, pöytäkirjat, päätöksenteko-asiakirjat, valtuustoaloitteet, Muut dokumentit, kuntalaisaloitteet, Säännöt ja ohjeet. Sopimusasiat ja luvat, Suunnitelmat, tutkimukset ja selvitykset, yhteistoiminta ja tiedottaminen, lakiasiat, toimintakertomukset, tilastot, taloushallinto, projektit, laiterekisteri, tekninen dokumentaatio, tietoturvapolitiikka, käyttöoikeushakemukset, talousarvio, kirjanpidon hoito, ostoreskontran hoito, myyntireskontran hoito, yleislaskutus, taloushallinto, toiminta-avustukset, muut avustukset ((hakemus, päätös, tiedoksianto, maksatus), tarkastustoimi, hankinnat, henkilöstörekisteri, työsuhdedokumentit, yleiskaavat, asemakaavat, muut maankäytön suunnitteluun liittyvät kaavat, hanke- ja maksatushakemukset ja päätökset.

Tietojärjestelmä(t): Vaalitietojärjestelmä, sidonnaisuusrekisteri, asianhallintajärjestelmä, julkaisupalvelu, sähköinen kokous, kilpailutukset, kysely- ja raportointi, käyttäjähakemistot,, levypalvelut, työasemapalvelut, tulostuspalvelu, lokipalvelin, tiedonsiirtopalvelu, työvuorosuunnittelu, taloushallinto, henkilöstöhallinto, ostolaskujen käsittely ja kierrätys, itsepalvelujärjestelmä, rekrytointi, palkkahallinto, taloushallinto, matkalaskut, luottojenhallinta, sähköinen arkistointi, käyttöarkisto, käyttöoikeus- ja sähköiset lomakkeet, Lupa-asiointipalvelu

Tietoaineistot eivät ole saatavissa avoimesti teknisen rajapinnan avulla.

Sivistystoimen tietovarannot

Sivistystoimen tietovarannot: Sivistystoimen hallinnon tietovaranto, perusopetuksen, ruokapalveluiden tietovaranto, päivähoidon tietovaranto, esikoulutietovaranto, lukio-opetuksen tietovaranto, Kansalaisopiston tietovaranto, Kirjaston tietovaranto, Kulttuuri-tietovaranto, Nuoriso-palveluiden tietovaranto, liikuntapalvelujen tietovaranto, museopalvelujen tietovaranto

Käyttötarkoitus: Asiakaskertomukset ja suunnitelmat, päivähoidon laskutus, työvuorosuunnittelu, oppilashallinnon verkkopalvelu, viranhaltijapäätökset, työjärjestyssuunnittelu, oppilashallinnon verkkopalvelu, opiskelijahallinto, kansalaisopiston kurssinhallinto, tietoaineistojen ja asiakastietojen hallinta, avustushaku ja raportointi, tilastointi. Kansainvälisyys ja nuorisotoimi, ESR-rahoitushaku ja raportointi, avustushaku ja raportointi

Keskeiset tietoaineistot: Hyvinvointilautakunnan päätökset, viranhaltijapäätökset, päivähoidon aineistot, perhepäivähoidon aineistot, varhaiskasvatuksen työsuhdeaineistot, perusopetuksen projektiaineisto, oppilasarviointi, oppilashuolto, koulukuljetuksen asiakirjat, lukio-opetuksen projektiaineisto, opetuksen suunnittelu, perustietojen ilmoittaminen, yleiset asiat ja opetustoiminta, ylioppilastutkinnon järjestäminen, arviointiaineistot,  toiminnan suunnittelu, aineiston hankinta ja ylläpito, lainaustoiminta ja valvonta, tilastot, avustukset,  Monkkari- aineistot, leiritoiminta aineistot, nuorten työpaja-aineistot, nuorisoprojektit, kuntoliikunnan aineistot, liikuntaprojektit, tavaraluettelot.

Tietojärjestelmä(t): Ruokahuollon tietojärjestelmä, varhaiskasvatuksen tietojärjestelmä, asianhallintajärjestelmä, oppilashallintojärjestelmä, kouluhallintojärjestelmä, opetusjärjestelyjen suunnittelujärjestelmä, kurssinhallintajärjestelmä, kirjastojärjestelmä, työvuorosuunnittelu järjestelmä, asiointipalvelu järjestelmä, työpajojen asiakashallintajärjestelmä, nuorisotyön asiakashallintajärjestelmä, euroopan unionin vaihto-opiskelijaohjelmajärjestelmä, rakennerahastopalvelu.